上海外高桥造船有限公司在工业化和信息化深度融合过程中，积极改革传统档案管理模式，将档案管理融入信息化建设中，成功开发了由图纸生命周期管理系统（图文档一体化管理系统）、数字档案管理系统构成的档案管理信息化应用系统，实现了档案信息管理的高效化和档案资源利用的最大化。

积极探索，成功开发两大信息系统

档案管理是企业的基础管理之一。外高桥造船公司与其控股的上海江南长兴造船有限责任公司和投资新建的上海外高桥造船临港海洋工程有限公司分处不同的地方，要想实行档案集中统一管理，工作量非常大。为推进这三家公司的档案管理信息化建设，外高桥造船公司将这项工作列为公司“信息化战略”的组成部分。该公司档案部门、信息部门、设计部门通力合作，积极探索，着力改革传统的档案管理模式，自主研发了图纸生命周期管理系统，并在引进优秀软件的基础上开发出数字档案管理系统，使三家公司的档案集中统一管理有了信息化的基础。

据介绍，图纸生命周期管理系统是外高桥造船公司档案管理信息化的前端。通过这一系统，该公司能与船舶及海洋工程设计院所实现有效联接，保证各档案部门之间电子信息图纸数据的实效性，对图纸（施工、完工、修改单）的电子信息生成、打印输出、接收分配、发放利用、部门收受等实施全过程跟踪和记录，并按照不同的业务范围和管理权限，设置了电子信息图纸的档案接收、档案分配、档案打印、档案发放等相应的操作功能。而数字档案管理系统独具外高桥造船公司档案管理的特色。该公司遵循国家档案局颁布的《档案管理软件功能要求的暂行规定》，组织专业技术力量，经过长期的调研和考察，引进了通过国家档案局和国家保密局测评的优秀软件，再结合自身“信息化战略”和档案管理的实际，与北京东方飞扬软件股份有限公司合作，开发出满足外高桥造船公司档案管理个性化要求的数字档案管理系统。该系统具有档案录入、收集整理、立卷归档、查询利用、著录、检索、借阅登记和归还、信息发布、统计、工作流管理、与造船信息管理系统信息接口对接、办公自动化（OA）网单点登录等功能。

共享成果，有效推动造船生产

目前，外高桥造船公司开发的图纸生命周期管理系统、数字档案管理系统已在三家企业的造船生产中发挥着积极的作用。

外高桥造船公司的船舶与海洋工程产品建造流程快速、高效，这就要求生产施工图纸必须及时到位。按传统的工作流程，该公司档案部门的大量操作只能依靠手工来完成，不仅费力、费时、费钱，而且效率低下。为了满足生产需要，该公司档案管理人员过去经常要在双休日和8小时外加班加点。采用图纸生命周期管理系统、数字档案管理系统后，上述现象不复存在，不仅能及时满足生产一线的图纸需求，而且工作效率大幅提高。如今，从生产一线申请图纸到档案部门发出图纸，每发放100份图纸所用的时间平均减少了405分钟，效率平均提升了395%，发图周期从原来的14天缩短到4天；同时，整个工作流程中的每一个环节都由计算机实行全过程、全方位跟踪，杜绝了差错的出现，促进了精细化管理，提高了工作质量。

过去，外高桥造船公司档案部门馆藏的产品底图以纸质为主，日积月累，数量增加，不仅造成底图档案的保存、管理和利用难度越来越大，而且带来保管装具增加、档案库房面积增大等负担，档案管理成本逐年上升。在应用图纸生命周期管理系统后，该公司用电子底图取代了纸质底图，取得了良好的效果。以该公司2011年交付的22艘船为例，应用图纸生命周期管理系统后，因不采用纸质底图，节约各种打印用纸145万张，节省费用超过22万元。同时，在船舶与海洋工程产品建造过程中，图纸修改是难免的，如今，该公司工程技术人员再也不用跑到档案部门去手工修改图纸，而是足不出户就可直接通过该系统对电子底图进行在线修改，省时、省力、高效。

实现档案资源利用的最大化是档案管理的主要目的之一。在成功开发了数字档案管理系统后，该公司工程技术人员无论身在何地，通过电子阅览室就能在线查询、借阅、利用档案，大大提高了工作效率。

外高桥造船公司档案部门有关负责人表示，该公司档案管理信息化建设目前尚处在起步阶段，今后将继续遵循中国船舶工业集团公司有关要求和“信息化战略”的部署，认真学习兄弟单位的先进经验，深入推进档案管理信息化建设，使之在企业管理中发挥更大的作用。